Początek roku to kluczowy czas dla milionów Polaków, którzy przygotowują się do złożenia rocznego zeznania podatkowego. Zanim jednak podatnik (pracownik) będzie mógł rozliczyć się z fiskusem, musi otrzymać od płatnika (pracodawcy) niezbędny formularz PIT-11. Dokument ten stanowi podstawę do weryfikacji i wypełnienia deklaracji PIT-37 za miniony rok podatkowy.
Standardowo, ostateczny termin przekazania PIT-11 pracownikom przypada na 28 lutego. Jednak w 2026 roku kalendarz wymusił przesunięcie tego obowiązku. Zgodnie z przepisami Ordynacji podatkowej, jeśli ustawowy termin wykonania czynności urzędowej przypada na dzień wolny od pracy lub sobotę, ulega on automatycznemu wydłużeniu. W 2026 roku 28 lutego wypada w sobotę, co dało pracodawcom dodatkowy czas na dopełnienie formalności.
Oznacza to, że ostateczną datą na wysłanie lub wręczenie formularzy PIT-11 za dochody uzyskane w 2025 roku jest poniedziałek, 2 marca 2026 roku. Warto podkreślić, że termin ten dotyczy daty nadania przesyłki pocztowej lub wysyłki elektronicznej, a nie fizycznego otrzymania dokumentu przez podatnika. To przesunięcie, choć niewielkie, jest istotne zarówno dla działów kadr i księgowości, jak i dla samych pracowników, którzy planują szybkie złożenie zeznania.
Nowy termin dostarczenia PIT-11. Dlaczego 28 lutego nie obowiązuje?
Podstawą prawną określającą termin przekazania formularza PIT-11 jest ustawa o podatku dochodowym od osób fizycznych. Zgodnie z nią, płatnicy mają obowiązek przekazać podatnikom oraz właściwym urzędom skarbowym informację o dochodach, kosztach ich uzyskania oraz pobranych zaliczkach na podatek do końca lutego roku następującego po roku podatkowym.
Kluczowa dla przesunięcia jest regulacja zawarta w Ordynacji podatkowej. Art. 12 § 5 tej ustawy stanowi, że jeżeli koniec terminu przypada na sobotę lub dzień ustawowo wolny od pracy, za ostatni dzień terminu uważa się następny dzień, który nie jest ani sobotą, ani dniem wolnym od pracy. Ponieważ 28 lutego 2026 roku wypada w sobotę, termin został przesunięty na najbliższy dzień roboczy, czyli 2 marca 2026 roku.
Chociaż pracodawcy zyskali dodatkowe dwa dni, większość firm, działając zgodnie z dobrą praktyką, nie czeka na ostatnią chwilę. Wiele dużych przedsiębiorstw wysyła PIT-11 sukcesywnie już od początku lutego. Pracownik powinien jednak pamiętać, że jeśli nie otrzyma dokumentu do 2 marca, dopiero wtedy może rozpocząć procedurę interwencyjną.
Warto również zaznaczyć, że obowiązek ten dotyczy nie tylko obecnych pracowników etatowych. Formularz PIT-11 musi otrzymać każda osoba, która uzyskała dochód w danym zakładzie pracy w 2025 roku, niezależnie od formy zatrudnienia. Obejmuje to byłych pracowników, a także osoby zatrudnione na podstawie umów cywilnoprawnych (umowa zlecenia, umowa o dzieło), dla których firma pełniła rolę płatnika zaliczek.
Kogo dotyczy obowiązek wysyłki PIT-11. Kluczowe informacje dla podatników
Formularz PIT-11 jest uniwersalnym dokumentem informacyjnym, który sumuje wszystkie przychody, koszty i zaliczki pobrane przez płatnika. Jest on niezbędny do prawidłowego wypełnienia rocznego zeznania (najczęściej PIT-37). Podatnik musi go otrzymać, jeśli w 2025 roku:
- Był zatrudniony na umowę o pracę.
- Wykonywał pracę na podstawie umowy zlecenia lub umowy o dzieło.
- Uzyskał przychody z tytułu praw autorskich lub innych źródeł, za które pracodawca pobierał zaliczki.
Pracodawcy mają obowiązek dostarczyć PIT-11 pracownikom na piśmie (listem poleconym na adres korespondencyjny) lub w formie elektronicznej. Coraz więcej firm decyduje się na drugą opcję, co przyspiesza proces i obniża koszty. Jeśli płatnik zdecyduje się na wysyłkę elektroniczną, musi zadbać o to, by pracownik miał możliwość bezpiecznego pobrania i weryfikacji dokumentu (np. poprzez wewnętrzny system HR lub zaszyfrowany e-mail).
Pamiętajmy, że pracodawcy mają dwa różne terminy na przekazanie tego samego dokumentu. Do 31 stycznia 2026 roku musieli przekazać PIT-11 do właściwego Urzędu Skarbowego (wyłącznie drogą elektroniczną). Natomiast do 2 marca 2026 roku muszą dostarczyć go podatnikowi. To rozróżnienie jest kluczowe i wyjaśnia, dlaczego dane o naszych dochodach są często dostępne w systemie Twój e-PIT, zanim fizycznie otrzymamy dokument.
Brak PIT-11 w skrzynce. Cztery kroki, które musisz podjąć
Choć termin został przesunięty, brak formularza do połowy marca może być sygnałem, że coś poszło nie tak. Należy pamiętać, że brak otrzymania PIT-11 nie zwalnia podatnika z ustawowego obowiązku złożenia rocznego zeznania (zazwyczaj do końca kwietnia). Co zatem zrobić, jeśli dokument nie dotarł?
Krok 1: Sprawdź formę wysyłki i folder SPAM
W pierwszej kolejności upewnij się, czy pracodawca nie przesłał dokumentu drogą elektroniczną. Sprawdź służbowy oraz prywatny adres e-mail (jeśli wyraziłeś na to zgodę), a także folder SPAM, ponieważ maile z załącznikami od nieznanych nadawców często trafiają do niechcianych wiadomości. W przypadku dużych korporacji, sprawdź również wewnętrzny portal pracowniczy lub system HR-owy, gdzie PIT-11 może być udostępniony do pobrania.
Krok 2: Kontakt z pracodawcą (dział kadr lub księgowości)
Jeśli weryfikacja elektroniczna nie przyniosła rezultatu, natychmiast skontaktuj się z działem kadr lub księgowości. Możliwe, że nastąpiła pomyłka w adresie korespondencyjnym (np. po przeprowadzce nie zaktualizowałeś danych) lub listonosz nie zostawił awizo. Pracodawca ma obowiązek wydać duplikat dokumentu na prośbę pracownika. Warto poprosić o wysłanie go elektronicznie w celu przyspieszenia procesu.
Krok 3: Interwencja w Urzędzie Skarbowym
Jeżeli pracodawca uporczywie uchyla się od wydania dokumentu, możesz zgłosić ten fakt do swojego Urzędu Skarbowego. Niewydanie PIT-11 w terminie jest traktowane jako wykroczenie skarbowe, za które płatnikowi grozi grzywna. Często sama interwencja ze strony urzędu wystarczy, by zaległy dokument został błyskawicznie wystawiony.
Krok 4: Samodzielne oszacowanie przychodu
W skrajnych przypadkach, gdy kontakt z pracodawcą jest niemożliwy (np. firma ogłosiła upadłość lub jest w likwidacji), podatnik musi samodzielnie oszacować przychód na podstawie posiadanych dokumentów. Wykorzystaj kopie umów, paski płacowe oraz wyciągi bankowe potwierdzające wpływ wynagrodzenia. W zeznaniu rocznym wpisujesz kwoty wynikające z własnych wyliczeń, a do zeznania warto dołączyć pismo wyjaśniające przyczynę braku PIT-11.
Twój e-PIT ratuje sytuację. Jak zweryfikować dane bez papierowego dokumentu
Największym ułatwieniem dla podatników, którzy nie otrzymali jeszcze fizycznego PIT-11, jest usługa Twój e-PIT, dostępna na portalu podatki.gov.pl. Dzięki wcześniejszemu terminowi wysyłki danych przez płatników do Urzędu Skarbowego (do końca stycznia), Twoje zeznanie jest już w większości przypadków automatycznie przygotowane i czeka na weryfikację.
Aby skorzystać z usługi, wystarczy zalogować się za pomocą Profilu Zaufanego, e-dowodu lub bankowości elektronicznej. System automatycznie załaduje dane przesłane przez pracodawców. Jest to najszybszy i najbezpieczniejszy sposób na rozliczenie, nawet jeśli fizyczny PIT-11 utknął na poczcie.
Należy jednak pamiętać o kluczowej zasadzie: zawsze weryfikuj dane. Choć system Twój e-PIT jest bardzo dokładny, błędy mogą zdarzyć się po stronie pracodawcy. Porównaj kwoty widoczne w systemie z danymi, które posiadasz na paskach płacowych lub w umowach. W przypadku stwierdzenia nieprawidłowości, możesz samodzielnie skorygować zeznanie przed jego akceptacją. Jeżeli korekta wynika z błędu płatnika, to on ponosi odpowiedzialność za pierwotne, błędne dane wysłane do US.
Podsumowując, choć termin na wysłanie PIT-11 został w 2026 roku przesunięty na 2 marca, podatnicy mają narzędzia, aby rozliczyć się na czas. Kluczem jest monitorowanie skrzynki pocztowej i e-mailowej, a w razie wątpliwości – skorzystanie z usługi Twój e-PIT, która pozwala na wgląd w dane podatkowe bez czekania na papierowy dokument.