Długo zapowiadana cyfrowa rewolucja w fakturowaniu rozpoczęła się od poważnego falstartu. Uruchomienie Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) 2.0, choć samo w sobie technicznie sprawne, wywołało w poniedziałek (2 lutego 2026 r.) gigantyczny paraliż kluczowych usług e-administracji. Winę za awarię ponosi infrastruktura uwierzytelniania, a konkretnie przeciążony Profil Zaufany, który nie wytrzymał masowego naporu przedsiębiorców.
Poniedziałkowy poranek przyniósł prawdziwy test wydajności dla systemów logowania, który zakończył się niepowodzeniem. Przedsiębiorcy, próbujący zalogować się do darmowej aplikacji Ministerstwa Finansów, masowo zgłaszają błędy, widząc komunikaty o przekroczeniu limitu zapytań. Sytuacja jest krytyczna, ponieważ awaria zbiegła się z ostatecznym terminem składania kluczowych deklaracji podatkowych, w tym PIT-11 i PIT-8C. Ministerstwo Cyfryzacji oficjalnie przyznało, że system uwierzytelniania, kluczowy dla dostępu do KSeF i innych usług, został przeciążony, co stawia pod znakiem zapytania możliwość terminowego wywiązania się przez podatników z ustawowych obowiązków. Przedstawiamy szczegółową analizę przyczyn awarii i praktyczne wskazówki, jak poradzić sobie z zablokowanym dostępem.
Paraliż w dniu testu. Co zawiodło w systemie uwierzytelniania
Choć Krajowy System e-Faktur (KSeF) ruszył oficjalnie 1 lutego, to dopiero poniedziałek, kiedy miliony firm zaczęły korzystać z systemu, przyniósł realne kłopoty. Okazało się, że wąskim gardłem nie jest sama baza danych faktur, lecz mechanizm weryfikacji tożsamości. Węzeł krajowy, który odpowiada za potwierdzanie tożsamości obywateli za pomocą Profilu Zaufanego (PZ), po prostu nie został przygotowany na tak zmasowane obciążenie.
Przedsiębiorcy próbujący zalogować się do rządowej aplikacji KSeF po wpisaniu numeru NIP i próbie uwierzytelnienia przez Profil Zaufany otrzymują komunikaty o przekroczeniu limitu zapytań lub całkowitym braku odpowiedzi serwera. Ministerstwo Cyfryzacji w oficjalnym komunikacie potwierdziło, że problem leży w przeciążeniu infrastruktury logowania, a nie w architekturze samego systemu fakturowania.
Eksperci techniczni podkreślają paradoks obecnej sytuacji: KSeF działa, ale „drzwi” do niego są zablokowane. Roman Łożyński z Centrum Informatyki Resortu Finansów zapewnił, że kluczowe procesy wewnątrz KSeF, takie jak generowanie Urzędowych Poświadczeń Odbioru (UPO) dla faktur, są realizowane na bieżąco i bez opóźnień. Oznacza to, że system jako taki jest sprawny, ale logowanie przez najpopularniejszą metodę autoryzacji jest niemożliwe.
Ta sytuacja udowadnia, że choć cyfryzacja procesów jest nieunikniona, to jej powodzenie zależy od wydajności i niezawodności każdego elementu łańcucha. Brak stabilności w krytycznym węźle uwierzytelniającym, jakim jest Profil Zaufany, sparaliżował dostęp nie tylko do KSeF, ale do całej e-administracji, która opiera się na tym samym mechanizmie logowania.
Dramatyczny zbieg terminów. Podatnicy odcięci od PIT-11 i PIT-8C
Najpoważniejsze konsekwencje awarii Profilu Zaufanego dotyczą terminów podatkowych. Poniedziałek 2 lutego był ostatecznym dniem na złożenie kluczowych deklaracji podatkowych: PIT-11 (informacja o dochodach) za rok 2025 oraz PIT-8C (informacja o niektórych dochodach z kapitałów pieniężnych). Dokumenty te, które muszą trafić do urzędów skarbowych oraz do pracowników, często są wysyłane elektronicznie, co wymaga autoryzacji przez Profil Zaufany lub podpis kwalifikowany.
Przez paraliż węzła krajowego, tysiące księgowych, biur rachunkowych i przedsiębiorców zostało odciętych od możliwości autoryzacji i wysyłki tych dokumentów. Niedotrzymanie ustawowych terminów może wiązać się z nałożeniem kar finansowych lub konsekwencjami prawnymi. Choć wina za opóźnienie leży po stronie niewydolności państwowych serwerów, formalnie obowiązek złożenia deklaracji nadal spoczywa na podatniku.
Sytuacja jest bezprecedensowa, gdyż dotyczy masowego zjawiska, na które podatnicy nie mieli wpływu. Eksperci prawa podatkowego sugerują, że Ministerstwo Finansów powinno niezwłocznie wydać komunikat o przesunięciu terminu lub wprowadzeniu specjalnej procedury, która chroniłaby podatników przed sankcjami. W przeciwnym razie, przedsiębiorcy stoją przed widmem niedotrzymania terminów nie z własnej winy.
Dla podatników, którzy polegają wyłącznie na Profilu Zaufanym do komunikacji z urzędami, jedynym wyjściem jest obecnie poszukiwanie alternatywnych metod autoryzacji lub oczekiwanie na przywrócenie pełnej sprawności systemu. Warto podkreślić, że wszelkie próby logowania w godzinach szczytu tylko dodatkowo obciążają i tak przeciążoną infrastrukturę.
KSeF działa, ale drzwi są zablokowane. Wyjście dla firm
Awaria Profilu Zaufanego stworzyła lukę pomiędzy przedsiębiorcami korzystającymi z darmowych rozwiązań rządowych a tymi, którzy zainwestowali w systemy komercyjne. Uprzywilejowani są ci, którzy korzystają z zaawansowanych programów księgowych i systemów ERP (np. Comarch ERP, iFirma, Symfonia).
Komercyjne aplikacje łączą się z Krajowym Systemem e-Faktur bezpośrednio przez interfejs API, z pominięciem logowania przez przeglądarkę i Profil Zaufany. Systemy te działają płynnie i w bazie KSeF zarejestrowano już tysiące poprawnie przetworzonych faktur przesłanych właśnie tą drogą. To kluczowa informacja dla firm, które pilnie muszą wystawić lub odebrać faktury ustrukturyzowane.
Jeśli bezskutecznie próbujesz zalogować się do KSeF lub innych usług e-administracji przez przeciążony Profil Zaufany, masz obecnie dwa główne, pewne wyjścia:
- Użycie kwalifikowanego podpisu elektronicznego: Podpis kwalifikowany jest w pełni honorowany jako metoda autoryzacji w KSeF i innych systemach. Omija on przeciążony węzeł Profilu Zaufanego i umożliwia natychmiastowe działanie. Choć wiąże się to z kosztem zakupu i odnowienia certyfikatu, w sytuacjach kryzysowych jest to najszybsze i najpewniejsze rozwiązanie.
- Skorzystanie z komercyjnej aplikacji: Jeśli masz wykupiony abonament na system księgowy zintegrowany z KSeF przez API, wykorzystaj go. Te systemy zapewniają stabilne połączenie z serwerami Ministerstwa Finansów.
Administracja publiczna apeluje również do osób, które nie muszą pilnie wystawiać faktur ani składać deklaracji podatkowych, aby wstrzymały się z logowaniem do innych usług publicznych (np. ePUAP, IKP), co pozwoli odciążyć przeciążony węzeł krajowy i szybciej przywrócić jego pełną funkcjonalność.
Wnioski i kroki do podjęcia w obliczu awarii
Sytuacja techniczna z dnia 2 lutego 2026 roku jasno pokazuje, że cyfryzacja wymaga niezawodnej infrastruktury. Choć KSeF jest systemem przyszłości, jego wejście w życie zostało opóźnione przez niewydolność kluczowego elementu autoryzacji. Dla przedsiębiorców i księgowych priorytetem jest teraz minimalizacja ryzyka związanego z niedotrzymaniem terminów PIT-11 i PIT-8C.
Praktyczna checklista dla przedsiębiorców:
- Przeanalizuj alternatywy: Jeśli musisz pilnie wysłać PIT-11 lub PIT-8C, sprawdź, czy posiadasz ważny podpis kwalifikowany. Jeśli tak, użyj go do autoryzacji wysyłki.
- Sprawdź systemy komercyjne: Upewnij się, czy Twój program księgowy ma bezpośrednią integrację z KSeF przez API. Jeśli tak, korzystaj z niego do fakturowania.
- Monitoruj komunikaty MF: Śledź oficjalne komunikaty Ministerstwa Finansów i Ministerstwa Cyfryzacji w sprawie ewentualnego przesunięcia terminu składania deklaracji podatkowych w związku z awarią.
- Ogranicz niepilne logowania: Jeśli to możliwe, wstrzymaj się z logowaniem do innych usług wymagających Profilu Zaufanego, aby nie obciążać dodatkowo systemu.
Ministerstwo Cyfryzacji deklaruje, że pracuje nad przywróceniem pełnej sprawności Profilu Zaufanego. Dopóki jednak system nie zostanie ustabilizowany, poleganie wyłącznie na darmowej, rządowej metodzie autoryzacji, jest obarczone wysokim ryzykiem.