Codzienne dojazdy do biura, zakładu produkcyjnego czy punktu usługowego stanowią jedno z największych obciążeń w domowym budżecie pracujących Polaków. Przy obecnych cenach paliw oraz biletów komunikacji zbiorowej, miesięczny koszt dotarcia do miejsca wykonywania obowiązków może wynosić od kilkuset do nawet ponad tysiąca złotych. Choć wielu zatrudnionych liczy na wsparcie ze strony firmy, polskie prawo w 2026 roku pozostaje w tej kwestii dość rygorystyczne, ale przewiduje istotne wyjątki. Zrozumienie różnicy między codziennym dojazdem a podróżą służbową jest kluczowe, aby nie przegapić należnych nam środków.
Warto podkreślić, że kwestia refundacji kosztów transportu jest jednym z najczęściej poruszanych tematów podczas negocjacji płacowych. W dobie walki o talenty i rosnących kosztów życia, pracodawcy coraz częściej sięgają po dobrowolne instrumenty wsparcia, które wykraczają poza sztywne ramy Kodeksu pracy. Niemniej jednak, fundamentem pozostają przepisy ustawowe, które jasno określają, kiedy zwrot jest obowiązkiem, a kiedy jedynie dobrą wolą zatrudniającego. Poniżej analizujemy aktualne zasady, limity podatkowe oraz sytuacje, w których pracownik może domagać się zwrotu poniesionych wydatków.
Obowiązkowy zwrot kosztów dojazdu. Kiedy prawo stoi po stronie pracownika
Zgodnie z ugruntowaną linią orzeczniczą oraz przepisami Kodeksu pracy, standardowy dojazd z miejsca zamieszkania do stałego miejsca pracy wskazanego w umowie nie jest traktowany jako czas pracy. W konsekwencji, pracodawca nie ma ustawowego obowiązku finansowania codziennych podróży pracownika. Przyjmuje się, że to pracownik decyduje o miejscu swojego zamieszkania i sposobie dotarcia do firmy. Sytuacja zmienia się jednak diametralnie w momencie, gdy pracownik opuszcza swoje stałe miejsce pracy na polecenie przełożonego.
Najważniejszym wyjątkiem jest podróż służbowa, czyli popularna delegacja. Jeśli zostaniesz wysłany do innego miasta lub oddziału firmy w celu wykonania konkretnego zadania, pracodawca musi pokryć udokumentowane koszty transportu. W 2026 roku standardem jest zwrot kosztów biletów (kolejowych, autobusowych, lotniczych) lub wypłata tzw. kilometrówki, jeśli korzystasz z prywatnego samochodu za zgodą firmy. Dodatkowo, za każdą dobę podróży krajowej przysługuje dieta w wysokości 60 zł, przeznaczona na pokrycie zwiększonych kosztów wyżywienia.
Kolejnym przypadkiem, w którym przepisy wymuszają refundację, jest przeniesienie służbowe lub oddelegowanie do innej miejscowości. W takich okolicznościach pracownik często może liczyć nie tylko na zwrot kosztów przejazdu, ale również na dodatek za rozłąkę lub pełne pokrycie kosztów zakwaterowania w nowym miejscu. Są to sytuacje szczególne, zazwyczaj regulowane odrębnymi przepisami wewnątrz zakładowymi lub umowami cywilnoprawnymi towarzyszącymi zmianie warunków pracy.
Ulga na dojazd w rozliczeniu PIT. Wyższe koszty uzyskania przychodu w 2026 roku
Nawet jeśli pracodawca nie dopłaca bezpośrednio do Twojego paliwa, polski system podatkowy przewiduje mechanizm, który pozwala odzyskać część pieniędzy poprzez obniżenie podatku dochodowego. Mowa o zryczałtowanych kosztach uzyskania przychodu, które są odliczane od przychodu przed obliczeniem podatku PIT. Dla wielu osób jest to jedyna forma „rekompensaty” za drogie dojazdy.
W 2026 roku obowiązują następujące limity miesięczne i roczne:
- 250 zł miesięcznie (3 000 zł rocznie) – dla osób pracujących w tej samej miejscowości, w której mieszkają.
- 300 zł miesięcznie (3 600 zł rocznie) – dla osób dojeżdżających do pracy z innej miejscowości (tzw. pracownicy zamiejscowi).
Należy pamiętać, że podwyższone koszty uzyskania przychodu (300 zł) przysługują tylko wtedy, gdy pracownik nie otrzymuje od pracodawcy dodatku za rozłąkę. Co istotne, jeśli faktyczne wydatki na dojazdy środkami transportu publicznego (autobus, kolej, komunikacja miejska) są wyższe niż ustawowe limity i są udokumentowane biletami imiennymi okresowymi, pracownik ma prawo w zeznaniu rocznym wykazać faktycznie poniesione koszty. Niestety, zasada ta nie dotyczy wydatków na paliwo do prywatnego auta – tutaj obowiązują sztywne limity kwotowe.
Benefity transportowe i ryczałty. Co może zaoferować firma dobrowolnie
W obliczu niedoboru rąk do pracy, coraz więcej przedsiębiorstw w Polsce decyduje się na wprowadzenie dodatków transportowych jako elementu pakietu socjalnego. Takie świadczenia mają na celu nie tylko przyciągnięcie nowych pracowników, ale także zatrzymanie obecnych, dla których koszt paliwa staje się barierą ekonomiczną. Dobrowolne wsparcie musi być jasno określone w regulaminie wynagradzania lub bezpośrednio w umowie o pracę.
Do najpopularniejszych rozwiązań należą:
- Karty paliwowe lub ryczałty: Pracownik otrzymuje stałą kwotę miesięczną na pokrycie kosztów benzyny lub oleju napędowego.
- Finansowanie biletów miesięcznych: Firma w całości lub częściowo refunduje zakup biletów na komunikację miejską lub kolejową.
- Transport zakładowy: Organizacja własnych linii autobusowych dowożących pracowników z okolicznych miejscowości bezpośrednio do zakładu.
- Dodatki samochodowe: Stałe kwoty przyznawane pracownikom wyższego szczebla na utrzymanie pojazdu, który jest wykorzystywany również do celów prywatnych.
Warto jednak wiedzieć, że takie benefity są zazwyczaj traktowane jako przychód ze stosunku pracy. Oznacza to, że od kwoty dofinansowania do dojazdów pracodawca musi odprowadzić składki ZUS oraz zaliczkę na podatek dochodowy, chyba że przepisy szczególne (np. dotyczące Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych w określonych warunkach) stanowią inaczej.
Jak ubiegać się o zwrot kosztów? Praktyczne kroki dla pracowników
Jeśli uważasz, że w Twojej sytuacji zwrot kosztów dojazdu jest uzasadniony lub planujesz negocjować taki dodatek, powinieneś podjąć konkretne kroki formalne. Dokumentacja jest podstawą w relacjach z działem kadr oraz urzędem skarbowym. Brak odpowiednich zaświadczeń lub rachunków może zamknąć drogę do jakiejkolwiek refundacji.
Oto lista działań, które warto podjąć:
- Sprawdź regulamin wewnętrzny: Przeczytaj regulamin wynagradzania w swojej firmie. Często znajdują się tam zapisy o dopłatach, o których pracownicy nie wiedzą.
- Zbieraj bilety imienne: Jeśli korzystasz z komunikacji publicznej i wydajesz więcej niż 300 zł miesięcznie, zachowaj wszystkie bilety okresowe z Twoim imieniem i nazwiskiem.
- Złóż oświadczenie dla celów PIT: Poinformuj pracodawcę na piśmie, że mieszkasz poza miejscowością, w której znajduje się zakład pracy, aby od razu naliczał wyższe koszty uzyskania przychodu (300 zł zamiast 250 zł).
- Negocjuj przy aneksowaniu umowy: Jeśli Twoje obowiązki wymagają częstego przemieszczania się, poproś o zapisanie ryczałtu transportowego w aneksie do umowy.
Podsumowując, rok 2026 nie przynosi rewolucji w sztywnych przepisach Kodeksu pracy dotyczących codziennych dojazdów, ale kładzie większy nacisk na rzetelne rozliczanie delegacji oraz wykorzystywanie ulg podatkowych. Dla pracownika najważniejsza jest świadomość, że pieniądze „za dojazdy” najczęściej wynikają z jego aktywności – czy to w formie zbierania dokumentacji do PIT, czy skutecznych negocjacji z pracodawcą.