Od 1 stycznia 2026 roku urzędy w całej Polsce przestaną wysyłać papierowe pisma. Zastąpią je e-Doręczenia – system, który ma całkowicie przenieść urzędową korespondencję do internetu. Zmiana ma być – jak podkreśla Ministerstwo Cyfryzacji – największym krokiem w stronę cyfrowego państwa od czasu wprowadzenia profilu zaufanego. Jednak wśród obywateli entuzjazm jest umiarkowany. Wielu wciąż woli mieć w ręku kopertę z urzędowym stemplem niż powiadomienie w skrzynce elektronicznej.
Cyfrowa poczta zamiast listonosza
Nowy system e-Doręczeń ma działać podobnie do tradycyjnej poczty, ale w pełni online. Obywatele i firmy będą otrzymywać decyzje, wezwania i zaświadczenia na specjalną skrzynkę elektroniczną, a każda przesyłka będzie miała moc prawną równą listowi poleconemu. System ma gwarantować potwierdzenie odbioru i bezpieczeństwo komunikacji.
Z perspektywy administracji publicznej to ogromne usprawnienie. Każdy urząd – od gminy po ministerstwo – będzie zobowiązany do korzystania z e-Doręczeń. Ministerstwo Cyfryzacji przekonuje, że rozwiązanie pozwoli zmniejszyć koszty, ograniczyć biurokrację i przyspieszyć kontakt z obywatelami.
W teorii brzmi to jak przyszłość, ale w praktyce nie wszyscy są na nią przygotowani. Wielu Polaków, szczególnie starszych, nadal polega na listonoszu, a nie na logowaniu się przez Internet.
Polacy nie chcą żegnać papieru
Choć cyfryzacja urzędów postępuje, to obywatele nie zawsze nadążają za technologią. Dla wielu osób starszych komputer czy smartfon wciąż nie jest codziennym narzędziem, a korzystanie z profilu zaufanego czy e-dowodu bywa problematyczne.
Według badań z ostatnich lat (np. raportów NASK i GUS) około 30–35% osób po 60. roku życia w Polsce nadal nie korzysta regularnie z internetu. To oznacza, że część społeczeństwa może zostać wykluczona z podstawowych usług urzędowych, jeśli papierowa korespondencja całkowicie zniknie.
– Cyfryzacja jest potrzebna, ale musi być inkluzywna. Nie można zapominać o tych, którzy z różnych powodów nie korzystają z technologii. Dla nich list w skrzynce pocztowej to nie tylko dokument, ale także gwarancja, że niczego nie przeoczą – zauważa ekspert ds. administracji cyfrowej.
Niektórzy wskazują też na aspekt psychologiczny. Papierowy dokument budzi większe zaufanie – można go przechować, pokazać bliskim czy zanieść do urzędu w razie potrzeby. Elektroniczna skrzynka, choć wygodna, wciąż dla wielu brzmi abstrakcyjnie.
Co zmieni się od 2026 roku?
Od 2026 roku wszystkie pisma urzędowe, decyzje, zaświadczenia, wezwania czy potwierdzenia będą trafiać wyłącznie do skrzynki e-Doręczeń. Odbiorca – obywatel, firma czy organizacja – otrzyma powiadomienie o nowej wiadomości i będzie mógł ją odebrać online.
Kto będzie mógł korzystać z e-Doręczeń? Każdy, kto posiada profil zaufany lub e-dowód. Rejestracja ma być bezpłatna, a dostęp możliwy również z poziomu telefonu. System działa już od kilku miesięcy, a część urzędów testuje go w ramach pilotażu.
Ministerstwo prowadzi też kampanię informacyjną i szkolenia, które mają przygotować zarówno urzędników, jak i obywateli do nowego systemu. Jednak wielu samorządowców przyznaje, że największym wyzwaniem będzie przekonanie ludzi do zmiany swoich przyzwyczajeń.
Cyfrowa wygoda kontra ludzka przyzwyczajenie
Dla osób aktywnych zawodowo, korzystających na co dzień z bankowości internetowej czy ePUAP-u, nowe rozwiązanie może być dużym ułatwieniem. Odbiór pisma przez internet zajmie kilka sekund, bez konieczności wizyty na poczcie.
Jednak dla wielu obywateli, szczególnie z mniejszych miejscowości, kontakt z urzędem ma wciąż bardzo tradycyjny charakter – to rozmowa z urzędnikiem, podpis, pieczątka i koperta. Zmiana tego modelu wymaga czasu, edukacji i zaufania.
Niektórzy eksperci ostrzegają, że zbyt szybkie przejście na pełną cyfryzację może pogłębić tzw. wykluczenie cyfrowe, które już teraz dotyka kilkaset tysięcy osób w Polsce.
Krok w przyszłość – ale nie dla wszystkich jednocześnie
Nie ma wątpliwości, że wprowadzenie e-Doręczeń to krok w stronę nowoczesnej administracji. Polska, podobnie jak wiele krajów UE, stawia na cyfrowe rozwiązania w kontaktach z obywatelami. Jednak cyfrowa transformacja nie może odbywać się kosztem tych, którzy dopiero uczą się korzystania z internetu.
Dlatego, jak podkreślają specjaliści, kluczem do sukcesu będzie równowaga – uproszczenie narzędzi, szeroka kampania edukacyjna i wsparcie dla osób starszych. Bo choć technologia przyspiesza, społeczne zaufanie do niej buduje się znacznie wolniej.
Zanim więc papierowe listy ostatecznie znikną z urzędów, warto pamiętać, że dla wielu Polaków tradycyjna koperta w skrzynce to coś więcej niż relikt przeszłości – to poczucie bezpieczeństwa, które trudno zastąpić powiadomieniem w aplikacji.