Rozporządzenie RODO, obowiązujące od 2018 roku, na stałe zmieniło sposób, w jaki firmy i instytucje w Unii Europejskiej przetwarzają dane osobowe. Choć jego celem była lepsza ochrona obywateli, wiele mikro, małych i średnich przedsiębiorstw (MŚP) od początku skarżyło się na zbyt duże obciążenia administracyjne i trudności z dostosowaniem się do skomplikowanych wymogów. Teraz Komisja Europejska postanowiła zareagować i zaproponować zmiany, które mają odciążyć mniejsze podmioty – bez obniżania poziomu ochrony danych.
Konsultacje publiczne rozpoczęte
W ramach rozporządzenia Omnibus IV, Komisja Europejska ogłosiła rozpoczęcie publicznych konsultacji społecznych, których częścią są propozycje zmian w samym RODO. Celem jest dostosowanie przepisów do realiów funkcjonowania firm o mniejszej skali działalności, bez rezygnacji z fundamentalnych zasad ochrony danych osobowych.
Konsultacje te są otwarte dla wszystkich zainteresowanych. Udział można wziąć poprzez formularz dostępny na oficjalnej stronie Komisji Europejskiej. Ich wynik będzie miał wpływ na ostateczny kształt przepisów, które potencjalnie mogą zostać przyjęte już w 2025 roku.
Kluczowe zmiany: mniej formalności dla MŚP
Jednym z najważniejszych elementów reformy jest wprowadzenie formalnej definicji mikro, małych i średnich przedsiębiorstw w kontekście przepisów RODO. Dotychczas rozporządzenie nie zawierało takiego rozróżnienia, co powodowało, że nawet najmniejsze podmioty były traktowane tak samo, jak wielkie korporacje.
Zgodnie z propozycjami:
- Firmy zatrudniające mniej niż 750 pracowników będą objęte mniej rygorystycznym obowiązkiem prowadzenia rejestru czynności przetwarzania danych osobowych.
- Zasada ta nie będzie jednak bezwzględna – w niektórych przypadkach mogą obowiązywać wyjątki, na przykład w sytuacjach przetwarzania danych wrażliwych na dużą skalę lub prowadzenia działalności w sektorach szczególnie narażonych na ryzyko naruszeń.
Celem jest zmniejszenie kosztów i obciążeń biurokratycznych dla MŚP, które często nie posiadają dedykowanych działów prawnych czy specjalistów ds. ochrony danych.
Kontekst zmian: kompromis między ochroną a praktycznością
Propozycje Komisji Europejskiej wpisują się w szerszy trend rewizji legislacji unijnej w zakresie danych osobowych. Od lat obserwuje się napięcie między koniecznością ochrony prywatności obywateli a potrzebami biznesowymi, zwłaszcza w przypadku mniejszych podmiotów.
Dotychczasowe przepisy często prowadziły do niezamierzonych skutków ubocznych:
- Zwiększonej liczby formalności,
- Ryzyka kar za drobne uchybienia,
- Konieczności zatrudniania zewnętrznych konsultantów,
- Trudności we wdrażaniu nowych rozwiązań cyfrowych.
Dlatego nowe podejście Unii Europejskiej ma być bardziej zrównoważone: gwarantować wysoki poziom ochrony danych osobowych, ale bez nadmiernego formalizmu w przypadku podmiotów, które nie przetwarzają danych na wielką skalę.
Co oznacza to w praktyce dla przedsiębiorców?
Jeśli propozycje zawarte w Omnibus IV zostaną przyjęte, małe i średnie firmy mogą zyskać znaczące ułatwienia:
- Mniejszy zakres obowiązków dokumentacyjnych,
- Potencjalnie niższe koszty wdrożenia i utrzymania zgodności z RODO,
- Większa jasność przepisów dzięki formalnemu rozróżnieniu MŚP.
To również sygnał, że ustawodawcy unijni wsłuchują się w głos przedsiębiorców, starając się reagować na trudności, jakie przyniosła wcześniejsza implementacja przepisów.
Udział społeczeństwa ma znaczenie
Warto podkreślić, że proces konsultacji publicznych jest realną szansą wpływu na ostateczny kształt regulacji. Organizacje branżowe, przedsiębiorcy, eksperci, ale także zwykli obywatele mogą zgłaszać swoje uwagi i propozycje – zarówno popierające zmiany, jak i wskazujące potencjalne zagrożenia.
To podejście jest zgodne z demokratycznym duchem unijnego procesu legislacyjnego i zwiększa transparentność oraz legitymizację nowych przepisów.
Perspektywa na przyszłość: mniej rygoru, więcej efektywności?
Zmiany w RODO w ramach Omnibus IV mają szansę zrewidować dotychczasowe podejście do ochrony danych osobowych – przekształcając je w bardziej elastyczne i dostosowane do rozmiaru działalności podmiotów.
Jeśli reformy zostaną zatwierdzone, 2025 rok może być punktem zwrotnym w unijnej polityce danych, przynosząc realne korzyści MŚP, a jednocześnie utrzymując wysoki standard ochrony konsumentów.
Na tym etapie wszystko zależy od przebiegu konsultacji, w których warto aktywnie uczestniczyć – to rzadki moment, w którym zarówno mikroprzedsiębiorca, jak i ekspert od danych mogą mieć wpływ na kształt przepisów, które dotyczą nas wszystkich.