Wszyscy to znamy. Nowy Rok, postanowienia, kawa po długim weekendzie. Myślisz o planach na styczeń i nowy, finansowo lepszy rok. Ale jeśli prowadzisz firmę, styczeń 2026 roku to nie czas na relaks. To moment brutalnej prawdy, która może zrujnować Twój budżet na wiosnę.
Dla blisko 2,5 miliona polskich przedsiębiorców właśnie teraz, gdy księgowi zamykają rok 2025, okazuje się, że system, który miał być sprawiedliwy, zastawił na nich pułapkę. Niewinna faktura wystawiona w grudniu, sprzedaż starego samochodu, a nawet nadmierne zatowarowanie magazynu – każda z tych czynności może uruchomić bezlitosny algorytm ZUS. Efekt? Jednorazowa dopłata składki zdrowotnej za cały miniony rok, sięgająca w skrajnych przypadkach nawet kilkunastu tysięcy złotych.
Myślałeś, że płacąc co miesiąc składki, masz czyste konto? Jesteś w błędzie. System ubezpieczeń społecznych w 2026 roku działa w oparciu o rozliczenie roczne. To cicha podwyżka, o której dowiesz się dopiero po fakcie.
Dlaczego ZUS naliczy Ci dług za 2025 rok? Brutalna zasada rocznego rozliczenia
Kiedy wprowadzano rewolucję w składce zdrowotnej (słynny „Polski Ład”), obiecywano stabilność. W rzeczywistości stworzono mechanizm, który działa z opóźnieniem i jest obciążony ogromnym ryzykiem. Przez cały 2025 rok płaciłeś składki zaliczkowo, bazując na bieżących dochodach lub przychodach.
Jednak ZUS nie patrzy na miesiąc. Patrzy na całość Twojego biznesu od 1 stycznia do 31 grudnia 2025 roku. Jeśli w skali roku Twoje zarobki przekroczyły ustalone progi, składki, które uiszczałeś w styczniu czy lutym, stają się nagle „za niskie”. Różnicę musisz pokryć z własnej kieszeni – i to jednorazowo. To oznacza, że państwo koryguje Twoje finanse wstecz, żądając pieniędzy, które dawno wydałeś.
Pułapka ryczałtowca: Jedna faktura w grudniu, 7000 zł dopłaty do ZUS
Największy dramat rozgrywa się wśród przedsiębiorców na ryczałcie od przychodów ewidencjonowanych. To popularna forma rozliczenia dla programistów, lekarzy, czy marketingowców. Składka zdrowotna jest tu powiązana z rocznym przychodem i podzielona na trzy progi. Wystarczy przekroczyć próg o symboliczną złotówkę, by wpaść w koszmarną spiralę dopłat.
Wyobraźmy sobie Pana Marka, grafika. Przez 11 miesięcy 2025 roku jego przychód wyniósł 290 000 zł. Płacił on „średnią” składkę zdrowotną. Cieszył się, że jest bezpieczny, trzymając się poniżej progu 300 000 zł. W grudniu trafiło mu się jednak zlecenie za 15 000 zł. Wystawił fakturę, zadowolony z premii świątecznej.
Brutalny werdykt ZUS w styczniu 2026 roku:
- Roczny przychód Pana Marka: 305 000 zł.
- Przekroczył próg 300 000 zł.
- System nakazuje mu zapłacić wysoką składkę (ok. 1200-1300 zł miesięcznie) nie tylko za grudzień, ale za wszystkie 12 miesięcy 2025 roku!
Pan Marek musi dopłacić różnicę między składką średnią a wysoką za 11 miesięcy wstecz. To kwota rzędu 6000-7000 złotych jednorazowej dopłaty. Ta jedna faktura kosztowała go realnie połowę grudniowego zarobku. Gdyby przeniósł płatność na styczeń 2026, zaoszczędziłby te tysiące. Urzędnicy nie mają litości, a algorytm jest bezduszny.
Sprzedaż auta firmowego to już nie zysk, to pułapka ZUS
Kolejna mina, na którą wpadło tysiące przedsiębiorców w 2025 roku, dotyczy sprzedaży środków trwałych. Przepisy w 2026 roku wciąż są bezlitosne: sprzedaż samochodu firmowego wlicza się do podstawy wymiaru składki zdrowotnej (dla liniowców i ryczałtowców).
Jeśli sprzedałeś poleasingowe auto za 100 000 zł w listopadzie 2025 roku, to nie tylko zapłaciłeś podatek dochodowy. Musiałeś też zapłacić od tej kwoty składkę zdrowotną (4,9% na liniowym lub, co gorsza, wskoczyłeś w wyższy próg na ryczałcie). Wielu traktowało to jako operację poza działalnością operacyjną, a teraz, przy rocznym rozliczeniu, księgowi wyliczają koszmarną dopłatę.
Pieniądze ze sprzedaży auta, które miały iść na inwestycje lub spłatę kredytów, w dużej części muszą trafić do ZUS. To jeden z najbardziej znienawidzonych przepisów, który drenuje kieszenie polskich firm.
Remanent, który podbija Twój dochód: Cicha podwyżka dla liniowców
Dla osób rozliczających się na zasadach ogólnych lub podatku liniowym, styczeń 2026 to czas spisu z natury (remanentu). Co ma remanent do składki zdrowotnej? Bardzo dużo.
Składka zdrowotna liczona jest od dochodu. Dochód roczny (ten ostateczny) uwzględnia różnicę remanentową. Jeśli na koniec roku 2025 masz w magazynie więcej towaru niż na początku roku, Twój dochód roczny automatycznie rośnie. Dlaczego? Bo nie „zużyłeś” kosztów zakupu tego towaru. Wzrost dochodu oznacza tylko jedno:
- Większa podstawa wymiaru składki zdrowotnej.
- Obowiązkowa dopłata (9% na skali, 4,9% na liniowym).
Przedsiębiorcy handlowi, którzy zatowarowali się „pod korek” w grudniu, licząc na sprzedaż w styczniu 2026, teraz widzą, że ten zapas sztucznie podbił im podstawę wymiaru składki za miniony rok. ZUS upomni się o te pieniądze w maju, ale gotówkę musisz rezerwować już teraz.
„Wakacje od ZUS” – nazwa, która była oszustwem
Wielu przedsiębiorców skorzystało w 2025 roku z tzw. wakacji od ZUS – zwolnienia ze składek społecznych przez jeden miesiąc. Brzmiało jak ulga. Jednak w styczniu 2026 roku wielu dowiaduje się, że nazwa była skrajnie myląca.
Wakacje dotyczyły składek społecznych (emerytalna, rentowa). Składkę zdrowotną trzeba było płacić normalnie! Ci, którzy w euforii „niepłacenia” przestali przelewać cokolwiek do ZUS w wybranym miesiącu, teraz widzą na koncie PUE ZUS zaległość. A zaległość w ZUS to odsetki i co gorsza – brak zaświadczenia o niezaleganiu, co blokuje Ci możliwość wzięcia leasingu, kredytu czy udziału w przetargach. Jedna pomyłka i bank zablokuje Ci drogę do rozwoju firmy.
Zwrot nadpłaty? ZUS się nie spieszy, ale Ty musisz działać
A co jeśli zarobiłeś mniej niż prognozowałeś i faktycznie Ci się należy zwrot? Teoretycznie ZUS odda Ci nadpłatę. Ale praktyka jest inna. Choć procedura jest zautomatyzowana, ZUS nie przeleje Ci pieniędzy na konto z automatu. Musisz złożyć wniosek (w deklaracji rocznej).
I tu zaczyna się droga przez mękę. Państwo chętnie bierze dopłaty „na już” (termin do 20 maja), ale z oddawaniem się nie spieszy. Pieniądze te często wracają na konto dopiero w sierpniu. Co gorsza, jeśli masz na koncie w ZUS jakiekolwiek drobne zaległości (choćby 5 zł odsetek z 2023 roku), nadpłata zostanie zaliczona na ich poczet, a Ty nawet się o tym nie dowiesz, dopóki nie sprawdzisz salda. Kontrola salda to dziś Twój obowiązek, jeśli nie chcesz, by Skarbówka miała nad Tobą przewagę.
Co to oznacza dla Ciebie? Przygotuj gotówkę na maj
Choć fizyczne rozliczenie roczne składki zdrowotnej składasz dopiero w maju 2026 roku, wiedzę o tym, ile musisz dopłacić, masz już dzisiaj – po zamknięciu ksiąg za grudzień. Nie czekaj, aż ZUS Cię zaskoczy. Zrób rezerwę finansową teraz.
Oto co powinieneś zrobić w styczniu 2026 roku, aby uniknąć finansowej katastrofy:
- 1. Weryfikacja progów (Ryczałt): Bezzwłocznie zsumuj przychody od stycznia do grudnia 2025. Sprawdź, czy przekroczyłeś próg 60 000 zł lub 300 000 zł. Jeśli wpłaty były na niższym progu, a suma roczna wskoczyła wyżej – natychmiast oblicz różnicę i odłóż pieniądze. Jest to Twoja rezerwa na maj.
- 2. Sprawdź dochód roczny (Skala/Liniowy): Poproś księgową o symulację ostatecznego dochodu rocznego, uwzględniającego remanent. Jeśli wyjdzie wyższy niż suma dochodów miesięcznych, ZUS upomni się o 4,9% lub 9% od tej różnicy.
- 3. Uważaj na korekty w nowym roku: Jeśli w styczniu 2026 wystawiasz korektę do faktury z 2025 roku (np. zwrot towaru), pamiętaj, że to wpływa na roczne rozliczenie. To koszmar księgowy, który może nagle zmienić Twój wynik roczny i wysokość dopłaty.
- 4. Zapomnij o nadpłacie: Jeśli wychodzi Ci nadpłata, nie traktuj tych pieniędzy jako pewnych. ZUS weryfikuje wnioski o zwrot bardzo wnikliwie. Czasem lepiej zostawić nadpłatę na koncie ZUS na poczet przyszłych składek (zaznaczając odpowiednią opcję), niż czekać do sierpnia na przelew.
Rok 2025 dla przedsiębiorców nie był łatwy, a jego finansowe echa będą nas ścigać aż do połowy 2026 roku. Składka zdrowotna przestała być opłatą na leczenie, a stała się skomplikowanym, bezlitosnym podatkiem, którego wyliczenie wymaga niemal doktoratu z matematyki. Chroń swój portfel – system nie zrobi tego za Ciebie.