Od 1 stycznia 2026 roku polscy pracodawcy zyskali fundamentalne narzędzie do walki z oszustwami w procesach rekrutacyjnych i weryfikacji obecnego personelu. Nowelizacja ustawy o szkolnictwie wyższym pozwala firmom na sprawdzenie autentyczności dyplomu pracownika lub kandydata, cofając się nawet do dokumentów wydanych pół wieku temu.
Ta zmiana jest odpowiedzią na wieloletnie postulaty rynku pracy oraz rosnący problem fałszywych kwalifikacji, które podważają zaufanie do polskiego systemu edukacji. Dotychczas weryfikację dokumentów blokowały przepisy o ochronie danych osobowych. Teraz, za symboliczną opłatą wynoszącą około 47 złotych, pracodawca może złożyć wniosek do uczelni i uzyskać wiążącą odpowiedź.
Wejście w życie nowych przepisów oznacza drastyczne zwiększenie ryzyka dla osób, które przez lata budowały kariery na podstawie sfałszowanych dokumentów. Konsekwencje wykrycia oszustwa są poważne: natychmiastowe zwolnienie, utrata reputacji, a nawet odpowiedzialność karna. Dla uczciwych pracowników i pracodawców to krok w stronę zwiększenia bezpieczeństwa i transparentności na polskim rynku pracy.
Koniec bariery RODO. Jak zmienia się weryfikacja wykształcenia
Przez lata pracodawcy w Polsce znajdowali się w trudnej sytuacji. Choć mieli uzasadnione podejrzenia co do autentyczności dyplomów, bezpośredni kontakt z uczelniami w celu weryfikacji był niemożliwy. Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych (UODO) konsekwentnie utrzymywał stanowisko, że takie działania naruszają przepisy RODO, ponieważ dotyczą przetwarzania wrażliwych danych osobowych bez wyraźnej podstawy prawnej.
Sytuacja zmieniła się dzięki nowelizacji ustawy przygotowanej przez Ministerstwo Nauki i Szkolnictwa Wyższego. Przepisy, które weszły w życie 1 stycznia 2026 roku, ustanawiają tę podstawę prawną. Pracodawcy mogą teraz, na mocy prawa, wystąpić do uczelni z wnioskiem o potwierdzenie faktu wydania konkretnego dyplomu. Jest to fundamentalna zmiana, która zrównuje polskie regulacje z praktykami stosowanymi w wielu krajach Unii Europejskiej.
Warto podkreślić, że regulacja dotyczy głównie dyplomów wydawanych w postaci papierowej. Choć coraz więcej uczelni przechodzi na elektroniczne systemy weryfikacji, to właśnie papierowe dokumenty sprzed dekad stanowią największe wyzwanie pod względem autentyczności i najczęściej były fałszowane. Nowy system umożliwia sprawdzenie dokumentów wydanych nawet 50 lat temu, co potencjalnie obejmuje kilkanaście milionów dyplomów.
Weryfikacja dyplomów za 47 zł. Koszty i skala zmian
Udzielenie informacji przez uczelnię nie jest bezpłatne. Aby chronić szkoły wyższe przed lawiną nieuzasadnionych zapytań i pokryć koszty administracyjne, wprowadzono opłatę. Jej wysokość ustalono na poziomie 1% minimalnego wynagrodzenia za pracę obowiązującego w dniu złożenia wniosku. Przy obecnej płacy minimalnej oznacza to koszt w okolicach 47 złotych za każdą weryfikację dyplomu.
Choć opłata ma charakter symboliczny, zmusza pracodawców do rozważnego podejścia. Weryfikacja masowa wszystkich dokumentów może generować koszty, jednak są one znikome w porównaniu do potencjalnych strat wynikających z zatrudnienia niekompetentnej osoby. Na przykład, jeśli Pani Anna, menedżer HR w średniej firmie IT, przeprowadza rocznie 50 rekrutacji na kluczowe stanowiska, całkowity koszt weryfikacji wyniesie zaledwie około 2 350 złotych rocznie. Jest to niewielka kwota w kontekście kosztów błędnej decyzji rekrutacyjnej, które mogą sięgać dziesiątek tysięcy złotych.
Skala zmian jest ogromna. Nowe przepisy pozwalają na weryfikację dokumentów wydawanych przez ostatnie pięć dekad. Oznacza to, że pracownicy, którzy ukończyli studia w latach 70., 80. czy 90. ubiegłego wieku, mogą zostać zweryfikowani. Dla uczelni, takich jak Uniwersytet Warszawski, oznaczało to konieczność przyspieszenia digitalizacji starych, często papierowych archiwów i stworzenia dedykowanych systemów do obsługi zapytań.
Kto i jak może sprawdzić twój dyplom? Procedura krok po kroku
Przepisy nie pozwalają pracodawcy na weryfikację dyplomów „na wyczucie” lub z czystej ciekawości. Aby wniosek do uczelni był zasadny, pracodawca musi wykazać interes prawny oraz posiadać uzasadnione wątpliwości co do autentyczności dokumentu. Jest to kluczowy mechanizm chroniący prywatność uczciwych pracowników.
Zanim pracodawca złoży oficjalny wniosek, musi podjąć wstępne kroki weryfikacyjne. Obejmują one samodzielne sprawdzenie zabezpieczeń przed fałszerstwem, takich jak hologramy, znaki wodne czy specyficzne elementy określone w ustawie o dokumentach publicznych. Dopiero stwierdzenie nieprawidłowości na tym etapie uprawnia do złożenia oficjalnego zapytania.
Wniosek do uczelni musi być złożony drogą elektroniczną i zawierać precyzyjne dane: imię, nazwisko oraz numer dyplomu posiadacza. Pracodawca jest również zobowiązany do wyjaśnienia w piśmie powodów, dla których podejrzewa fałszerstwo. Uczelnie mają obowiązek udzielenia odpowiedzi w określonym terminie, potwierdzając lub zaprzeczając faktowi wydania danego dokumentu. Taki proces zapewnia szybkość, bezpieczeństwo i zgodność z zasadami ochrony danych osobowych.
Ryzyko wykrycia. Kogo obejmą weryfikacje z lat 70
Wprowadzenie możliwości weryfikacji jest szczególnie istotne dla sektorów, gdzie fałszywe kwalifikacje stanowią bezpośrednie zagrożenie dla bezpieczeństwa lub jakości świadczonych usług. Do grupy podwyższonego ryzyka weryfikacji należą pracownicy zajmujący kluczowe stanowiska wymagające specjalistycznego wykształcenia:
- Inżynierowie i kierownicy budów w firmach budowlanych.
- Lekarze, pielęgniarki i farmaceuci w służbie zdrowia.
- Nauczyciele i wykładowcy akademiccy.
- Prawnicy, księgowi i audytorzy finansowi.
Nowe przepisy dają pracodawcom możliwość cofnięcia się w czasie o dziesięciolecia. Przykładem jest Pan Krzysztof, który przez 25 lat pracował jako kierownik budowy, awansując dzięki doświadczeniu, choć nigdy nie ukończył studiów inżynierskich w 1998 roku. Do 2026 roku był bezpieczny. Teraz jego firma może zweryfikować jego dyplom z lat 90., co stawia go przed widmem utraty pracy i pozycji budowanej przez ćwierć wieku.
Wiele firm, zwłaszcza dużych korporacji i instytucji publicznych, planuje wprowadzenie weryfikacji jako standardowej procedury w rekrutacji na stanowiska menedżerskie. Dodatkowo działy HR analizują możliwość zweryfikowania dyplomów obecnych pracowników zajmujących stanowiska kluczowe z punktu widzenia bezpieczeństwa finansowego lub prawnego firmy. Koszt jednostkowy jest na tyle niski, że weryfikacja staje się opłacalną inwestycją w wiarygodność kadry.
Konsekwencje oszustwa. Od zwolnienia do więzienia
Wykrycie fałszywego dyplomu ma druzgocące skutki, które wykraczają daleko poza utratę pracy. Samo posługiwanie się fałszywym dokumentem jest przestępstwem. Zgodnie z Kodeksem karnym, za fałszerstwo dokumentu grozi kara pozbawienia wolności od 3 miesięcy do 5 lat.
Konsekwencje zawodowe i finansowe są natychmiastowe:
- Natychmiastowe zwolnienie dyscyplinarne z powodu ciężkiego naruszenia obowiązków pracowniczych i utraty zaufania.
- Możliwość dochodzenia przez pracodawcę zwrotu niesłusznie pobranych wynagrodzeń, premii czy dodatków, które były związane z posiadaniem wyższego wykształcenia.
- Odpowiedzialność odszkodowawcza, jeśli w wyniku braku kwalifikacji doszło do szkody w firmie.
- Zniszczona reputacja zawodowa, która uniemożliwi znalezienie pracy w danej branży w przyszłości.
Przykładem konsekwencji jest przypadek Pani Joanny, nauczycielki, której fałszywy dyplom pedagogiczny został ujawniony po 10 latach pracy. Straciła ona pracę, została oskarżona o fałszerstwo dokumentów i skazana na karę pozbawienia wolności w zawieszeniu. Dodatkowo nałożono na nią zakaz wykonywania zawodu, co skutecznie wyeliminowało ją z rynku pracy w edukacji.
Co to oznacza dla Polaków na rynku pracy
Nowe przepisy, które weszły w życie 1 stycznia 2026 roku, fundamentalnie zmieniają zasady gry na polskim rynku pracy. Dla większości osób, które uczciwie zdobyły swoje kwalifikacje, jest to dobra wiadomość, ponieważ system ma chronić ich przed nieuczciwą konkurencją.
Jeśli posiadasz prawdziwy dyplom: Weryfikacja tylko umocni Twoją pozycję zawodową i zwiększy zaufanie pracodawcy. Nie masz się czego obawiać, a system zwiększy wiarygodność całego procesu rekrutacyjnego.
Jeśli posługujesz się fałszywym dyplomem: Ryzyko wykrycia jest najwyższe od dekad. Każdy pracodawca, który ma uzasadnione wątpliwości, może za 47 zł sprawdzić dokumenty sprzed 50 lat. Konsekwencje mogą zrujnować karierę i prowadzić do odpowiedzialności karnej. Zaleca się jak najszybsze uregulowanie swojej sytuacji.
Jeśli jesteś pracodawcą: Zyskałeś potężne narzędzie do zarządzania ryzykiem i jakością zatrudnienia. Pamiętaj jednak o przestrzeganiu procedur: musisz wykazać interes prawny, przeprowadzić wstępną weryfikację i dbać o ochronę danych osobowych. Inwestycja 47 zł w bezpieczeństwo kwalifikacji jest opłacalna.
Jeśli ukończyłeś studia dawno temu: Warto skontaktować się z uczelnią i upewnić się, że Twoje dane są zdigitalizowane i łatwo dostępne w archiwach. Choć uczelnie miały rok na przygotowania, mogą wystąpić opóźnienia w obsłudze starych dokumentów.
Nowe regulacje zwiększają transparentność i zaufanie na rynku pracy, jednocześnie wprowadzając konkretne i mierzalne ryzyko dla oszustów, którzy dotychczas czuli się bezkarni.